Zavodna knjiga
U ovaj registar je moguće upisati sva dokumenata koja ulaze ili izlaze iz firme,
kao npr. poslovna pisma, zapisnici, molbe, zahtevi, računi, knjižna odobrenja / zaduženja, ugovori
i razne druge vrste dopisa. Arhiviranje dokumenata i pošte u elektronskom formatu olakšava njihovu klasifikaciju,
čuvanje, kao i brz i efikasan pristup po potrebi. Zavodna knjiga daje pregled svih dokumenata, kao i utvrđivanje
osnovnih podataka o njima, kao što su podaci o vremenu prijema ili odašiljanja, kome su upućeni ili od koga su primljeni,
naziv dokumenta i drugo. Dokumenti i pošta koja ulaze / izlaze u preduzeće sadrže broj ulaza / izlaza, datum, predmet,
odnosno sadržaj, način dostave, od koga kao i naznaku kod koga se dokument nalazi. To daje mogućnost filtriranja po
broju dokumenta, datumu, vrsti dokumenta, poslovnom partneru itd. Registar je ažuriran hronološkim redom pristizanja i slanja,
a dokumenta se mogu čuvati trajno ili u dužem periodu.
Potpisi i pregled fajlova
Primena ove funkcije je omogućena svakom dokumentu i služi za pozivanje drugih korisnika da pregledaju
/ potpišu dokument. Zapravo ova funkcija obezbeđuje “dostavu dokumentacije” na pregled celom timu / organizacionim jedinicama.
Ovo značajno skraćuje vreme koje je potrebno za dostavu dokumenta odgovarajućoj osobi, što podiže produktivnost preduzeća,
a takođe smanjuje troškove u radu sa dokumentacijom jer eliminiše troškove štampe i dostave papirnih dokumenata.
Pripadnost
Osnovna funkcija pripadnosti je da dokument veže za određeni posao, ponudu, osnovno sredstvo,
određenog zaposlenog itd. Njen cilj je da grupiše dokumenta prema nekom kriterijumu radi lakšeg pronalaženja.
Korisnik može svakom dokumentu dodeliti više pripadnosti. Na primer: Izveštaj o izvršenoj tehničkoj kontroli,
može imati dve pripadnosti: pripadnost poslu (projekat izgradnje stambene jedinice) i pripadnost zaposlenom koji
učestvuje u poslu (odgovorni vršilac tehničke kontrole).
Teme
Segment Teme jasno formulišu i objedinjuju zadatke, pojedince, poslovne aktivnosti,
dokumenta, sve važne činjenice i uslove. Tema može biti neki posao za koji je potpisan ugovor, spremanje ponude,
organizacija nekog izleta, nabavka potrošnog materijala, redovni administrativni poslovi, spremanje ISO standarda...
Svaka tema ima svoj naziv, tim ljudi koji se nalaze na toj temi, svoje komentare, fajlove koji su vezani za nju,
zadatke koji se izvršavaju zbog nje. Na taj način svaka tema se može shvatiti kao poseban cilj koji članovi
jedino zajedničkim radom i kombinacijom znanja i sposobnosti iz različitih oblasti mogu postići. Teme se mogu sastojati
od niza zadataka, a jedan zadatak može da kreira čitav lanac drugih podzadataka. Na taj način svako zna svoja zaduženja,
a rezultati će biti uspešniji, jer tema omogućava svim članovima tima da istovremeno koriste informacije koji su im potrebne
u njihovom radu.
Fajlovi
Idealno mesto za čuvanje fajlova. Takođe idealan način da se dokumenta podele sa saradnicima.
Lakše pronalaženje fajla se omogućava razvrstavanjem dokumentacije po tipu dokumenta i određujući mu pravu pripadnost.
Dokument se uvek može naći, kad god korisniku zatreba. Nepotrebni fajlovi vrlo lako se mogu izbrisati. Svaki fajl,
kojem korisnik moze pristupiti, moze se i zaključati / otključati. Cilj zaključavanja je sprečavanje izmena dokumenta.
Prilozi
Prilozi su dokumenta koja se pripisuju drugim dokumentima,
odnosno to su prateća dokumenta. Tako na primer, dopisu čiji je predmet izdavanje računovodstvene
isprave može se priložiti račun i specifikacija izvršenih radova / usluga. Broj fajlova koji se može priložiti
jednom dokumentu je neograničen. Dakle, sva potrebna dokumenta se nalaze pred korisnikom.
PDF manipulacija
Manipulacija PDF dokumentima u SIMA IS je od posebne koristi kad treba spajati,
razdvajati i konvertovati PDF dokumente. Korisnici imaju mogućnost da postojeće PDF datoteke koje imaju,
modifikuju i prilagode potrebama štampe. U postojeće PDF fajlove moguće je umetati i dodavati druge PDF fajlove,
brisati strane, menjati raspored i vršiti zamenu.
