Dobra komunikacija i razmena informacija među članovima tima je jedan od preduslova za uspeh preduzeća i oganizacija, povećanje timske kreativnosti, jačanje organizacijske stabilnosti, brže uočavanje i rešavanje problema. Za postiznaje visokih rezultata treba obezbediti stalni protok i prenošenje informacija, kako bi se znanje razmenjivalo između svih učesnika. Zaposleni, na svakom nivou organizacije, mogu da komuniciraju sa drugima na različite načine koji uključuju e-mail, chat, poruke, komunikacija kroz komentare vezane za fajlove.
Email
IS SIMA ide korak dalje. On objedinjuje e-poštu, imenik i fajlove. Nije potrebno posebno
kreirati kontakt listu, već su dostupni svi podaci iz imenika sistema. Manipulisanje prilozima e-pošte je vrlo jednostavno,
mogu se dodati u sistem, arhivirati, priložiti nekom dokumentu,
odrediti njihova vidljivost može biti dodeljena posebnoj grupi, ili celom timu.
Chat
Chat je najbriži način dolaženja do povratne informacije od sagovornika .
Funkcioniše vrlo jednostavno, po ugledu na chat društvenih mreža.
Poruke
Slanje poruke zahteva prethodno kreiranje teme razgovora. Cilj je da se poruke vezane za određenu temu pravilno prenesu i reši određena situacija. Svakoj temi se može dodeliti različit status privatnosti. Tema može biti privatna i vidljiva je samo izabranim sagovornicima, može biti vidljiva i ostalim članovima ali nedostupna za komentarisanje ili može biti potpuno javna za diskusiju.
Komentari
Većinu aktivnosti koje pojedinac preduzima dešavaju se u grupi i vezane su za određeni posao / dokument / fajl.
U IS SIMA je moguće za svaki poseban fajl, segment, voditi posebnu razmenu mišljenja, instrukcija, informacija, sa sadržajem zavisnim za taj fajl.
Na taj način svi zajedno učestvuju u analizi. U okviru komentara fajla moguće je kreirati više tema za razmenu poruka.
Postojanje ovih različitih pristupa komunikaciji stvara dobre međuljudske odnose, privrženost timu i zajedničkom cilju.
Imenik
Komunikacija se odvija koristeci kontakt listu sistema tj. Imenik. Imenik u dve zasebne celine
sadrži kontakte pravnih i fizičkih lica. Podaci svih pravnih lica se mogu preuzeti iz servisa NBS jednostavnim čekiranjem
polja Preuzmi podatke iz NBS. Svi najvažniji podaci o kontaktu mogu se videti u glavnom prozoru,
a jednim klikom mogu se videti svi zaposleni koji rade u izabranoj firmi. U imeniku je moguće kreirati i liste (kontakt grupe).
Poruka poslata na kontakt listu ide svim primaocima koji su navedeni u njoj.
Notifikacije
Jos jedna prednost ovog informacionog sistema jeste dostava obaveštenja, upozorenja i drugih notifikacija. Uz ovakav sistem korisnik će uvek biti obavešten o važnim informacijama ( o pristigloj pošti, izmenama na nekom fajlu, novom zadatku koji mu je dodeljen, odobrenom odsustvu, broju dana za koje nije potvrdio izveštaj itd. ). Korisniku je na raspolaganju manipulacija ovim notifikacijama, neke od njih može jednostavno isključiti i uključiti samo one notifikacije koje su mu važne.
